Avaya Holdings Corp. (NYSE:AVYA), anunció que Emergencias, un proveedor en servicios de salud, implementó Avaya IX Contact Center para acelerar su transformación digital y mantener una comunicación certera, ágil y flexible. Esta solución ayuda también a la compañía a consolidar su infraestructura de comunicaciones, mejorar sus procesos de servicio al cliente y posicionarse mejor en un mercado altamente competitivo de servicios de atención médica.
Emergencias es una empresa del mercado de servicios vinculados al cuidado de la salud y de urgencias médicas extrahospitalarias que, a lo largo de los años, ha crecido constantemente y se ha expandido hacia otros mercados tanto nacionales como internacionales, convirtiéndose en 2008 en la primera compañía de salud argentina en certificar sus procesos bajo las normas de calidad ISO 9001, además de hacerse acreedora al Premio Mercurio, uno de los más prestigiosos del sector salud.
Atiende entre 10 mil y 14 mil llamadas por día, lo que significa entre 3.5 y 5 millones al año a través de cuatro mil empleados y cinco mil prestadores. Un volumen de interacciones que requería un sistema de comunicación que sustentara una operación de misión crítica de atención 24×7, día con día, pues las urgencias médicas no tienen horario.
Responder a un volumen tan grande de llamadas representó un obstáculo tecnológico importante para Emergencias, ya que no tenía una distribución automatizada ni una estructura de prioridad para sus servicios y VDN, lo que dificulta el cálculo de las tasas de abandono de llamadas o la definición de métricas para mejorar la respuesta. Esto llevó a niveles de servicio y satisfacción del cliente subóptimos, a cargas de trabajo desproporcionadas y desiguales, y a un costo mayor.
“Cuando buscábamos proveedores evaluamos varias marcas como Avaya, Cisco, Genesys entre otras alternativas” señala Germán Nájera, CTO de Emergencias. “La diferencia fue que Avaya se sentó a escuchar la problemática y la experiencia del usuario, así como a entender el negocio antes de recomendar e implementar la tecnología. Avaya se involucró totalmente en todos los aspectos del proceso, dispuso de arquitectos y trabajamos en conjunto en una reconfiguración de nuestro sistema de comunicación”.
Una vez la solución de Avaya IX Contact Center fue instalada, rápidamente se presentaron los resultados. Un beneficio muy importante para Emergencias es la flexibilidad de la solución de Avaya para adaptarse de inmediato a los cambios súbitos de demanda. Actualmente se asignan entre 120 y 140 agentes en horario pico, que pueden cubrir diferentes niveles de servicio de forma automática, porque ya cuentan con métricas en tiempo real que permiten mejorar el servicio y la capacidad de respuesta.
“Con Avaya, nuestro Contact Center es ahora mucho más eficiente pues con la misma cantidad de personas aumentamos casi 40 por ciento el volumen de llamadas atendidas. La disponibilidad de los agentes es ahora automática. Al disponer de telefonía digital, a través de un SIP, los costos se han reducido considerablemente y nos ha abierto la posibilidad de crecer y aumentar los servicios que ofrecemos”.
“Una solución de comunicaciones abierta y flexible con automatización y análisis tiene una importancia crítica para la transformación exitosa de las organizaciones en el área de la salud”, dijo Daniel Sacks, Director de Ventas de Ingeniería, Avaya Cono Sur.“En conjunto con los ejecutivos de Emergencias logramos desarrollar un plan que nos ayuda a optimizar la experiencia del paciente o de quien llama a pedir el servicio, mejorar notablemente los tiempos de espera, reducir casi a cero el número de llamadas perdidas y maximizar el rendimiento de los agentes, aprovechando las soluciones de comunicaciones para aumentar la eficiencia e impulsar el crecimiento de la organización”.
Otros de los beneficios ofrecidos con esta implementación es que el sistema automático permite priorizar por segmentos, clientes y tipos de servicio de acuerdo a la clase de riesgo que implique, dando prioridad a las de verdadera urgencia. Asimismo, se logró la optimización de operación y la mejora de los niveles de atención y servicio, además de pasar de un nivel de re-llamado de 5 a 1, y de un nivel de abandono superior al 30 por ciento a niveles por debajo del 5 por ciento en urgencias y menor al 2 por ciento en Riesgo de Vida. “Para el cliente fue un cambio radical en el servicio además de que logramos su mayor satisfacción ya que gracias a la tecnología implementada hoy podemos atenderlo en cuatro o menos segundos”, recalca Germán Nájera.
